일머리 바꿔주는 구글 '제미나이' 업무 활용법 5

업무에 다양하게 활용할 수 있는 구글 제미나이 / 이미지 출처: 언스플래쉬

제미나이 켰는데 뭐라고 물어보지?

구글 제미나이(Gemini)를 업무에 활용하는 방법은 생각보다 많습니다. 정중한 이메일을 작성하게 할 수도 있고, 긴 보고서를 짧게 요약하거나 회의 내용을 회의록으로 정리할 수도 있습니다. 여러 자료를 찾아야 할 때는 딥 리서치(Deep Research)를 활용해 한 번에 조사하는 방법도 있죠.

문제는 제미나이를 켠 다음입니다. 빈 입력창을 보고 있으면 막상 무슨 말을 해야 할지 고민됩니다. "이거 정리해줘", "메일 써줘" 정도로 시작해도 답은 나오지만, 조금만 구체적으로 요청하면 결과는 꽤 달라집니다. 구글이 좋은 프롬프트를 만들기 위해 제시하는 기본 요소도 어렵지 않습니다. 누구의 입장에서 답할지, 무엇을 해야 하는지, 어떤 상황인지, 어떤 형태로 답할지를 알려주는 겁니다. 아래 업무용 프롬프트에서 필요한 부분만 자신의 상황에 맞게 바꿔보세요.

첫 문장부터 막히기 쉬운 업무 이메일 작성 / 이미지 출처: 에스콰이어

간단한 업무 메일인데 첫 문장이 떠오르지 않아 한참 커서를 깜빡여본 적이 있을 겁니다. 특히 거래처에 부탁하거나 일정을 변경해야 할 때는 내용보다 말투를 고민하는 시간이 더 길어지기도 하죠. 이럴 때는 제미나이에게 상대방과 이메일을 보내는 이유를 알려주세요. 처음부터 이메일 초안을 작성해달라고 해도 되고, 이미 작성한 글이 있다면 자연스럽게 다듬어달라고 요청해도 됩니다.

당신은 비즈니스 커뮤니케이션 전문가입니다. [거래처/상사/동료]에게 보낼 이메일을 작성해주세요. 메일의 목적은 [일정 변경/자료 요청/미팅 제안]입니다. 정중하지만 지나치게 딱딱하지 않은 말투로 작성하고, 핵심 내용이 바로 이해되도록 세 문단 이내로 정리해주세요.

전달할 내용: [내용 입력]

영문 이메일도 같은 방법으로 활용할 수 있습니다. 한국어로 전달할 내용을 적은 뒤 자연스러운 비즈니스 영어로 작성해달라고 요청하면 됩니다. 다만 계약 조건이나 금액, 일정처럼 실수가 곤란한 내용은 보내기 전 직접 확인하는 것이 기본입니다.

읽기 전부터 막막해지는 긴 업무 보고서 / 이미지 출처: 언스플래쉬

긴 보고서를 받았다고 반드시 첫 페이지부터 읽어야 하는 것은 아닙니다. 파일을 첨부하고 제미나이에게 먼저 전체 내용과 핵심을 파악하게 해보세요. 여기서 "요약해줘" 한마디로 끝내기보다 무엇을 알고 싶은지 함께 지정하는 것이 좋습니다. 중요한 숫자만 따로 골라달라고 할 수도 있고, 내 업무와 관련 있는 내용만 정리해달라고 할 수도 있습니다.

첨부한 자료를 처음 보는 사람도 이해할 수 있도록 정리해주세요. 자료에서 확인할 수 없는 정보는 추측하지 말고 '확인 필요'라고 표시해주세요.

① 전체 내용 5줄 요약 ② 중요한 수치와 데이터 ③ 업무에 참고할 핵심 내용 3가지 ④ 추가로 확인해야 할 내용

먼저 전체 내용을 파악한 뒤 필요한 부분을 원문에서 자세히 읽으면 훨씬 효율적입니다. 물론 숫자와 고유명사, 인용처럼 정확성이 중요한 정보는 반드시 원문과 다시 대조해야 합니다.

회의 내용과 할 일을 정리하는 구글 제미나이 / 이미지 출처: 언스플래쉬

회의는 끝났는데 할 일이 더 헷갈릴 때가 있습니다. 한 시간 동안 이야기는 많이 했는데 무엇이 결정됐고, 누가 언제까지 해야 하는지가 뒤섞여 있기 때문입니다. 회의 메모나 기록을 제미나이에 넣고 단순한 '요약' 대신 앞으로 해야 할 일까지 골라달라고 해보세요.

아래 회의 내용을 업무용 회의록으로 정리해주세요. 불필요한 대화는 제외하고 다음 순서로 작성해주세요.

① 주요 논의 사항 ② 최종 결정 사항 ③ 추가 확인 사항 ④ 담당자별 해야 할 일 ⑤ 일정 및 마감일 - 내용에 없는 담당자나 일정은 임의로 만들지 말고 '미정'으로 표시해주세요. [회의 내용 입력]

막막한 기획에 아이디어를 더하는 구글 제미나이 / 이미지 출처: 언스플래쉬

매번 좋은 아이디어가 바로 떠오를 수는 없습니다. 기획 회의를 앞두고 머릿속이 유난히 조용한 날이라면 제미나이를 첫 번째 브레인스토밍 상대로 활용해도 좋습니다. 다만 "아이디어 10개 줘"라고만 하면 어디선가 본 듯한 답이 돌아올 가능성이 높습니다. 누구를 위한 기획인지, 어떤 목적이 있는지, 무엇을 제외해야 하는지까지 알려주세요.

당신은 10년 차 마케팅 기획자입니다. [주제]와 관련해 [타깃]이 관심을 가질 만한 아이디어 10개를 제안해주세요. 실무에서 활용하기 좋은 아이디어를 우선하고, 서로 비슷한 내용은 제외해주세요. 각 아이디어마다 핵심 내용과 활용 방법을 한 줄씩 설명해주세요.

마음에 드는 아이디어가 하나 나왔다면 거기서 끝낼 필요도 없습니다. "3번을 더 발전시켜줘", "3번과 비슷하지만 다른 방향으로 5개 더 만들어줘"처럼 질문을 이어가세요. 처음부터 완벽한 답을 요구하기보다 대화를 거듭하며 원하는 방향으로 좁혀가는 편이 좋습니다.

여러 자료를 조사하고 분석하는 제미나이 Deep Research / 이미지 출처: 에스콰이어

시장 조사나 경쟁사 분석처럼 여러 자료를 찾아야 할 때는 제미나이의 딥 리서치(Deep Research)를 활용해보세요. 여러 소스를 조사하고 분석해 출처와 함께 보고서 형태로 정리해주는 기능입니다. PC에서는 제미나이 입력창에서 딥 리서치를 선택하고 조사할 내용을 입력한 뒤, 조사 계획을 확인해 시작하면 됩니다. 구글 검색을 기본 조사 소스로 활용하며, 지원되는 환경에서는 Gmail이나 Drive 등 연결된 소스도 추가할 수 있습니다. 무료 사용자도 이용할 수 있지만 사용 한도가 있으며, Google AI Pro·Ultra에서는 더 높은 한도가 제공됩니다.

[주제]에 대해 조사해주세요. 최근 자료를 우선적으로 확인하고 다음 순서로 정리해주세요. 각 정보에는 확인 가능한 출처를 표시하고, 출처마다 수치가 다를 경우 그 차이도 알려주세요.

① 현재 상황 ② 주요 사례 ③ 핵심 데이터 ④ 최근 주목할 변화 ⑤ 업무에서 참고할 포인트

딥 리서치라고 해서 결과를 그대로 믿어서는 안 됩니다. AI가 정리한 내용은 자료 조사의 출발점으로 활용하고, 실제 보고서나 업무에 사용할 숫자와 사실은 연결된 원문에서 다시 확인하는 것이 안전합니다.

매번 같은 프롬프트 입력하기 귀찮다면?

비슷한 지시를 반복해서 입력하고 있다면 젬(Gems)을 활용해보세요. 자주 사용하는 역할과 지시 사항을 미리 설정해두는 제미나이의 맞춤형 기능입니다. '비즈니스 이메일 작성', '회의록 정리', '보고서 요약'처럼 업무별로 젬(Gems)을 만들어두면 같은 프롬프트를 매번 입력할 필요가 없습니다.

구글 제미나이를 잘 쓰기 위해 복잡한 공식을 외울 필요는 없습니다. 원하는 일을 조금 더 구체적으로 설명하는 것부터 시작해보세요. 오늘도 해야 할 일이 산더미라면, 제미나이도 함께 출근시켜보는 겁니다.